军机处对现代秘书机构设置的影响

军机处对现代秘书机构设置的影响

雍正七年，清政府因西北两路用兵而设军机房，三年后改为军机处。军机处主要职能就是帮助皇帝处理军国大事，为皇帝起草谕旨，收受奏折，参赞军国机务，参谋重要政务，充当皇帝的参谋顾问等。它实际上是皇帝亲信的机要秘书处和参谋部。作为皇帝直接控制的机要秘书机构，军机处具有人员精干、办事效率高和高度保密等特点。军机处的这些特点可作为今天设置秘书机构的借鉴。

一、军机处简介

军机处，清代官署名。亦称“军机房”、“总理处”，是清朝中后期的中枢权力机关。雍正七年（1729），因用兵西北，以内阁在太和门外，恐泄露机密，始于隆宗门内设置军机房，选内阁中谨密者入值缮写，以为处理紧急军务之用，辅佐皇帝处理政务。雍正十年（1732），改称“办理军机处”，简称“军机处”。起初为处理战事的临时军务机构，乾隆时成为常设机关，直至清末。军机处设立以来，到1911年清王朝灭亡，历经180余年，自雍正朝起，所有王公重臣，贝子贝勒及历史名臣无不光顾此处议论朝政，指点江山，可谓饱经历史沧桑。

秘书机构是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长、全面辅助领导机关的办公部门。而军机处直接隶属于皇帝，完全置于皇帝的直接掌握之下，就是皇帝的私人秘书处。军机处总揽军政大权两端，成为执政的最高国家机关。这也就说明军机处在清政府中是位于枢纽地位的，是全面辅助皇帝的办公部门。军机处之职掌主要是：掌书谕旨，参赞军国机务，参议重要政务及刑狱；用兵时则考其山川道里、兵马钱粮之数，以备顾问；文武官员的简放、换防、引见、记名、赐与，以及拟定对外藩朝觐者的颁赐等。这些职能正是其办事和参谋职能的集中体现。

由此可见，军机处无疑是一个秘书机构，是皇帝亲信的机要秘书处和参谋部。

二、军机处与现代秘书机构设置特点之比较

（一）结构模式之比较

结构就是事物内部各要素和组成部分的排列组合方式，秘书机构的结构就是秘书机构的组织结构。要搞好秘书工作，必须根据秘书工作的性质，选择科学的组织结构。

而现在秘书机构的结构模式主要有以下几种类型：单一制，分理制和综理制。单一制指只具备一名专职或兼职的秘书人员直接为领导人员或业务部门提供综合服务的组织结构模式；分理制指根据领导人员和领导机构的工作实际和需要分别设立专职部门，以适应秘书机构职能分工的需要；综理制指根据机关或单位的整体需要，只设置一个综合办公部门，在它的下面再根据专业化分工和分级管理的原则设置一些不同专业、层次的派出机构。秘书机构的设置，常常根据领导机关或单位所赋予的职责和任务等方面的实际需要而定，并没有统一的规定和要求。

军机处作为高效的秘书机构，采用的是与现代秘书机构结构等同的分理制的结构模式。军机处下设军机章京和笔帖士等一干办事人员，这些秘书人员各有所长，能根据皇帝的意愿和需要完成皇帝交办的多种多样的公务。分理制使军机处的秘书人员尽情发挥个人业务所长，使秘书业务分工具体落到实处，使办公环节减少、效率提高，使领导指挥得力、配合默契。

从二者的结构模式来看，军机处与现代秘书机构的结构模式的不同在于前者采用分理制的结构模式，而后者根据实际情况采用不同的结构模式更具灵活性。从现代秘书机构的角度来看，军机处那样的分理制结构模式虽有优点，但容易造成重复交叉、政出多门、易生混乱等，已经不太适应当今秘书机构的发展需要。军机处的结构模式是受当时历史原因和政治原因的影响，而现在因岗位责任制度的要求，秘书机构必须有固定的科学合理的结构模式。

（二）人员选择之比较

1.人员选择途径的比较

军机处在人员选择方面有其特殊的地方。军机大臣由皇帝从满、汉大学士、尚书、侍郎等官员内特选，被选中的官员都是清廷官员之中的精锐，他们个个才思敏捷，办事能力强，办事效率高。军机处并无专官，军机大臣、军机章京都是以原官兼职，皇帝可以随时令其离开军机处。军机大臣之任命，并无制度上的规定可供遵循，完全出于皇帝的自由意愿。

现代秘书机构选择人员的途径较之军机处更为广泛和灵活多样，可以从其他岗位调入，可以高校毕业生中挑选，可以从人才市场选择，可以向社会公开招聘，走竞争上岗的道路，用择优录取的方式。

2．人员选择方法的比较

现代秘书机构对秘书人员的选择任用非常严格，其方法简单的来说有以下几个方面。一是选拔，是保证秘书素质的关键环节，是秘书队伍建设的重要措施。二是任用，对选拔出来的秘书给予岗位，使其逐步熟悉工作业务，积累工作经验。三是考评，即运用科学方法，依据科学原则，对秘书人员的工作表现，劳动成果及工作能力予以合理的评价。四是培训，要对现职秘书进行有目的、有计划的培养训练，有利于提高秘书政治素质和业务水平。可见，选择秘书人员有相当严格的程序，在一定程度上保证了秘书人员的素质和质量。

从以上秘书机构的人员选择比较来看，军机处的人员选择的都是才华出众，个人能力超群的国家栋梁之才，这样选拔最优秀人才的方法可以极大的提高军机处这一秘书机构的办事效率。但是，与现代秘书机构的人员选择相比，军机处的人员选择也存在其弊端。军机处无专官，也就是说它没有设立专职官员负责机构管理，只是单纯的听命于皇帝对皇帝负责，这样容易造成机构的零散，不易于集中力量办事。军机大臣之任命没有制度上的规定可供遵循，完全出于皇帝的意愿，这样的独裁方式虽有利于皇帝集大权于一身，但是也造成了军机处秘书人员管理随意化。没有了制度的制约，仅凭皇帝一人独断管理，极不利于人才的发掘和任用。

（三）工作职责之比较

军机处作为皇帝的私人秘书处，总揽军政大权两端，一切机密大政均由军机处办理。其具体职责有掌书谕旨，参赞军国机务，参议重要政务及刑狱；用兵时则考其山川道里、兵马钱粮之数，以备顾问；文武官员的简放、换防、引见、记名、赐与及拟定对外藩朝觐者的颁赐等。凡是国家的施政方略、军事谋略以及官员的重要陈奏意见等重要军国大事都在军机处的职责范围之内。

现代秘书机构的工作较之军机处则不同，具体包括公文撰拟与处理工作、会议组织、调研工作、保密工作、信息工作、协调工作、信访工作、办公室日常事务工作和办公自动化工作等。总而言之，秘书工作都是以为领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作。

从以上秘书机构的工作职责比较来看，军机处的工作职责是处理重要的军国大事，办理一国之军国政要，其事务之多，责任之重，权力之大，是现代秘书机构所承担的工作职责所不能相比的。军机处的这些职责所带来的是办事迅捷，雷厉风行，始终保持着较之原内阁有更高的效率。但是我们也可以明显的看到，军机处所承担的主要是政务工作，而现代秘书机构的工作不仅有政务工作，还有会议组织、信访工作、办公室日常工作等一系列工作。相比而言，现代秘书机构所承担的工作更为繁杂、多样。

三、军机处对秘书机构设置的影响

军机处作为历史上著名的秘书机构在当时起到了巨大的作用，同时也对后世影响颇深。但是任何事物都不是完美无缺的，军机处也存在其弊端，所以军机处对秘书机构设置的影响应该从两方面来看。

（一）军机处对现代秘书机构设置的积极影响

1.秘书机构的设置要适应实际需要

秘书机构的设置要适应实际需要，一切从实际出发，不能照搬同一模式。在清政府面临西北用兵，泄密问题严重的情况下，军机处这一秘书机构便应运而生了。它没有照搬内阁秘书机构的那一套模式，所以运作起来才更为高效，在皇帝的眼中才显得更为重要。因此，设置秘书机构时首先要考虑的就是其是否适应实际的需要。

2.人员精干，减少层次

秘书机构在人员配备上要根据工作性质和实际情况来选择和确定，应该做到使一个秘书机构编制合理，定编定员，秘书人员既不过多也不过少，要克服“人多好办事”的传统观念。在军机处工作的官员都是清廷官员之中的精锐，他们个个才思敏捷，办事能力强，办事效率高，可谓做到了人员精干。秘书机构的设置应尽力减少层次，少设部门。层次过多，办事程序拉长，运转环节增多必将影响工作效率和工作质量。

3.高效率是基本要求

效率是对一个机构和部门能力衡量的标尺，没有秘书机构办事的高效率，就没有领导工作的顺利和通畅。基于这种目的，秘书机构办事的基本要求就只能是追求高效率，力争在最短的时间内，以最少的投入，取得最高的质量、最佳的成果。军机处结构合理，人员精干为机构的高效率运作奠定了基础，也正是高效率才让军机处成为皇帝的得力助手，总揽军政大权两端，成为执政的最高国家机关。

4.做好参谋工作

参谋是现代秘书机构的重要职能，参谋的实质就是为领导决策直接服务，决策权在领导手中，但领导部门作出决策前，都需要秘书机构来收集情报，调查研究，提出预案作为参考。军机处的工作职责本身就包括参赞军国机务，参议重要政务及刑狱，用兵时则考其山川道里、兵马钱粮之数，以备顾问等，可见其具备参谋功能。现代秘书机构理应更加发挥自己的参谋作用。

（二）军机处对现代秘书机构设置的消极影响

1.机构事务复杂，一定程度上降化了工作效率

军机处所要办理的事务相当繁杂，大到一国之军政要务，小到奏折传递等日常事务都在军机处的职责范围之内。军机处的办事大臣没有明确分工，所办之事往往是由皇帝临时交办。所以，事务繁杂加之分工不明确在一定程度上降低了军机处的办事效率。

2.权力较为集中，容易出现腐败

军机处设立之后，内阁变成了只是办理例行事务的机构，一切军政大事均有军机处办理。军机处独揽军政大权两端，真正成为执政的最高国家机关。随着权力的不断加大，军机处的大臣也更容易出现腐败现象。例如，乾隆时期的军机大臣和珅就利用职务之便，大肆收受贿赂，成为历史上的巨贪之一。而腐败的军机处权臣又何止和珅一人。所以，权力的集中也会为腐败的出现提供便利。

（三）军机处的设置对现代设置秘书机构的启示

1.秘书机构的设置要规范、科学、合理

从现代秘书机构的设置来看，军机处这一秘书机构的设置有其不规范之处，它始终处于临时机构的地位，没有设立专官负责机构的管理与运转。所以现代秘书机构在设置时要有自己的结构模式，按照责、权一致的原则做好秘书工作。职责不明确，会造成秘书机构和秘书人员忙的忙，闲的闲，甚至无人管或人人都管的不协调局面。

2.要建立严格的管理制度

现代秘书机构工作繁杂多样，人员关系复杂，因此一个秘书机构必须建立制度来进行管理，像军机处那样由皇帝独裁管理已经完全不适应现代秘书机构的发展。所以要想使现代秘书机构有良好的秩序和保持高效率，就必须有完善的制度作为规范和制约。

3.要与领导保持和谐的关系

现代秘书机构主要是服务于领导人员，因此，与领导保持和谐的关系是我们提供服务的基础，所以不能向军机处那样完全听命于皇帝，而是既要自觉的服从领导指挥，严格按领导意图办事，又不能盲目跟随，不讲原则，绝对服从。现在的组织不存在一个人独裁的现象，所以如果领导的方针政策背离了实际情况或出现错误时，秘书有义务提醒领导及时纠正，以免造成更大的损失。

历史一去不复返，但军机处这一精干高效的秘书机构对清王朝乃至现代秘书机构的贡献是功不可没的。总之，现代秘书机构的设置应该以史为鉴，吸取军机处这一秘书机构人员精干、办事效率高的优点，弥补它的不足之处，其弊端也要引以为戒。